スキャネットシートはスキャナで読み取れるマークシートです。200種類以上から選べて基本ソフトウェアは無料。

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スキャネット導入事例

横浜商科大学 学生総合センター教務課 ティームリーダー 鳴島努様

私たちがスキャネットのマークシート用紙を選んだ理由

ご利用時期
2015年4月〜
ご利用商品・内容
  • ①SN-0086 出席カード+カンマくん3(無料の集計ソフト)
    (授業で配布し、学生が学籍番号をマークシートで記入。出欠をとるためのカードと、データを読み取るためのソフト)
  • ②SN-0441 職業性ストレス簡易調査票 標準版(57項目)

横浜商科大学は商学科、観光マネジメント学科、経営情報学科を擁し、社会に出たときに役立つ実践的な学びを展開している大学です。同大学で教務や学籍管理を担当なさっている鳴島 努様に、スキャネットの「出席カード」を選んだ理由についてお聞きしました。

ここが決め手01

大幅なコストダウンを実現できた

3年程度で導入時の初期費用を償却できる設計

「従来、本学の出席処理は、授業で手書きの出席カードを学生に配布し、それを回収して行っていました。回収後は外部の専門業者に出席カードを一旦渡してデータ化し、また戻してもらうという形をとっていました。ところが、これをスキャネットさんの出席カードに置き換えることで、大幅なコストダウンが実現するということが分かりました。計算してみると、大量の出席カードを読み取るための業務用スキャナーを購入したとしても、3年程度で初期費用を償却できます。以降は、用紙代などのランニングコストを入れても、従来よりも費用を抑えてやっていけることになります。これが一番の決め手でしたね」

ここが決め手02

時間も短縮できて作業がシンプルに

1週間以上かかっていた作業がわずか1時間半になりました!

「さらに、圧倒的な時間短縮ができることも魅力のひとつでした。従来の手書きの出席カードを専門業者に外部委託する形だと、大量の出席カードを送って、データ化して、戻ってくるまでに1〜2週間かかっていました。それがいまは出席カードをスキャナーで読み取り、データに落として、学籍や履修、成績の管理を行う教学システムに取り込むところまでやっても、1日分(約1,300枚)を1時間半程度で終わらせられます。しかも、これらの作業はすべて学内で完結するわけです。作業全体が非常にシンプルになりました」

ここが決め手03

手書きの出席カードからスムーズに移行可能

導入、運用上のトラブルもなく、移行も簡単

「実はスキャネットさんの出席カードを導入する際に、もう1社、ICカードやスマートフォンと読み取り用端末を使う出席管理システムのご提案もありました。しかし比較すると、そちらは学生がICカードやスマートフォンを忘れたらどうするのか、端末の充電が切れたり機械的なトラブルがあったらどう対処するか……といった運用管理の課題が多くありました。それに対してスキャネットさんの出席カードは、以前はすべて手書きだったものから、学籍番号の記入だけがマークシートに変わるという形だったので、学生も教員も違和感なくスムーズに移行できるものでした。比較検討の結果、最終的にスキャネットさんの出席カードを選択させてもらいました」

利用ビフォーアフター

横浜商科大学様に、「SN-0086 出席カード+カンマくん3」をご利用いただいてから、コスト削減、時間の効率化などの面で、大きな変化を感じていただけているようです。

before

  1. ①出席カードをデータ化するためのコストがかかっていた
  2. ②手書きの出席カードはデータ化するまでのタイムラグが大きかった
  3. ③手書き出席カードの代替案を探していた

after

  1. ①初期費用は約3年で償却。大幅なコストダウンが実現
    業務用のスキャナーはスキャネットさん推奨の市販品を購入しました。初期費用は約50万円程度で収まりました。また、用紙の調達コストも安いですし、読み取り用ソフトはスキャネットさんが提供している無料のものを使えば十分でした。イニシャルコスト、ランニングコストともに優れているので助かりました。
  2. ②データ化して教学システムに登録するまでの時間が短縮された
    出席カードは名刺ほどの大きさで、表には手書きで日付、科目名と担当者名、学生氏名、備考の各記入欄があり、裏に学籍番号をマークシートで記入するようになっています。これを無料ソフトの「カンマくん3」で読み取ってCSVデータに変換。それをさらに、教学システムに取り込んでいるわけです。驚いたのはマークシートの記入ミスがあってもモニター上でカードの手書き部分をすぐに確認できること。この機能は本当に便利で助かっています。
  3. ③OCRなどの代替案と比べても安くて高精度
    手書きに代わるものとしては、ICカードを使う方式の他に、OCR(光学式文字読取装置)を使うという提案も検討したことがあります。手書き出席表をOCRで読み込むやり方ですが、しかしこれは実は機械がかなり高価。手書き出席表のデータ化を外部に委託するよりももっとコストがかかるため、導入を見送りました。スキャナーの認識精度に対する不安もあったのですが、実際はほぼ問題なく読み取ってくれます。その点も満足していますね。

これからも期待しています

大学のユーザーが増えて、教学システムとの連携もさらにスムーズになってくれると嬉しいですね。あえて要望を言うなら、いま出席カードは、単価を安くするために一度に40万枚発注しています。年間で使用する枚数が決まっており、保管場所の問題もあるのでもう少し小口で安いものがあればいいと思います。
また、教職員の健康管理のための「ストレスチェックシート」もスキャネットさんの製品を導入しました。使い始めたばかりですが、こちらも利用しやすいのではないかと期待しているところです。

私たちにお任せください

日頃より弊社製品(出席カード・教員向けストレスチェックシート)をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。この場をお借りいたしまして、深く御礼申し上げます。出席カードは、授業・講義に出席する学生の出席管理専用のマークシートとして作られた商品なので、横浜商科大学様の日々の出席管理作業改善のお力になれております事を大変嬉しく感じております。
教員向けのストレスチェックシートは、お打合せの際のふとした会話の中で、今年の実施について担当の方がちょうど製品を探していらっしゃることをお伺いし、保健室のご担当者様をご紹介いただきました。そこで当社のマークシートと無料でご提供させていただいているソフトウェアのご提案をさせていただいたのです。
今後も、お客様の課題抽出、課題解決には“お客様が共感できるようなこと"を意識してお話するように努めて参ります。また、いただいたご要望には全力でお応えしてまいります。そして、今までご利用いただいている製品をご提供するだけでなく、お客様の状況をヒアリングした上での課題解決できる商品や方法をご提案し、現状のニーズにあった製品、サービスのご提供を積極的に行ってまいりたいと思います。

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